19 September 2017

8 astuces pour un événement corporatif réussi

 

Planifier un événement corporatif nécessite du temps, de l’organisation et une solide capacité à gérer plusieurs choses en même temps. Que ce soit pour une fête de bureau, une conférence, une retraite d’équipe ou un événement de réseautage, il y a plusieurs éléments à cocher pour assurer un événement réussi.

Afin de bien cerner vos besoins et ne rien oublier, une liste de vérification est de mise. La liste est au cœur de votre stratégie de planification et vous guidera à travers le processus. Voici 8 éléments que vous devriez inclure dans votre liste.

1: Le lieu et la date

Le lieu devrait être votre priorité. Le choix de l’endroit repose sur le type d’événement que vous organisez. Par exemple, si vous organisez une retraite, optez pour un hôtel éloigné du centre-ville afin que vous et vos collègues puissiez vous concentrer sur vos réunions et vos activités.

Dans le cas d’un événement de réseautage ou une conférence, il est préférable de choisir un endroit qui est facile d’accès pour maximiser le taux de participation.

Vous devrez également déterminer la date de l’événement et si l’endroit convoité peut vous accueillir. L’argent est un autre facteur qui influencera votre choix, donc assurez-vous de connaître le budget de votre compagnie pour cet événement.

Informez-vous si la salle en question offre des services ou si de l’équipement et du personnel seront disponible. Si c’est le cas, vous devriez probablement profiter de ces avantages – cela vous soulagera du stress de tout organiser de A à Z. En déléguant certains items de votre liste, vous pourrez vous concentrer sur le contenu de votre événement. De telles commodités en plus d’une assistance sur place augmenteront les chances que votre événement se déroule comme prévu, sans pépins ni tracas.

2: Équipement et soutien technique


Quel type d’équipement aurez-vous besoin pour l’événement? Calepins, projecteurs, écrans, micros, télévisions, ordinateurs… la liste est longue lorsqu’il s’agit d’un événement corporatif. Assurez-vous de préparer une liste détaillée de tout ce qu’il vous faut et déterminez si l’accès à Internet est requis.

En plus d’avoir de l’équipement audiovisuel intégré, certaines salles de conférence peuvent vous aider avec l’installation et le soutien technique. N’oubliez pas de vous informer si ce service est fourni et assurez-vous de tester l’équipement avant l’événement. Cela vous permettra de vous concentrer sur d’autres tâches importantes le jour de votre événement.

3: Nourriture et breuvages


Croyez-le ou non, la nourriture est un facteur essentiel pour un événement réussi. Si vos participants ont faim, ils seront distraits. Un service de traiteur maison est toujours la meilleure option pour les repas, car la salle de réception a déjà tout l’équipement et le personnel nécessaire pour préparer de la nourriture fraîche et de qualité. Plusieurs options existent – que ce soit de simples collations, un buffet ou un repas avec 3 ou 5 services. N’oubliez pas de fournir plusieurs repas si votre événement dure toute la journée.

Un autre élément important est d’offrir des breuvages facilement accessibles, tels que du café, de l’eau et du jus. Comptez-vous servir de l’alcool? Si oui, déterminez quel type, les quantités, ainsi que le moment où il sera servi. Après tout : vous voulez que vos participants se concentrent sur les réunions ou conférences importantes. Dans ce cas, l’alcool serait plus approprié le soir ou lors d’événements de réseautage.

Il est également souhaitable de tenir compte de restrictions ou d’allergies alimentaires. Lorsque vous envoyez les invitations, assurez-vous de demander aux invités s’ils ont des particularités alimentaires. Des options végétariennes devraient toujours figurer sur votre menu, car même les omnivores pourraient préférer consommer une nourriture légère et saine pendant la journée.

4: Plan de la salle

La façon dont vous aménagerez l’espace est inévitablement influencée par le choix de la salle de réception. Lorsque vous vous êtes assurés que votre salle répond à vos besoins, créez un plan de salle pour votre événement. Combien de tables aurez-vous besoin? Un espace séparé pour les repas est-il requis? Prévoyez-vous manger en même temps que le déroulement des événements de la journée?

Les activités de consolidation d’équipe (team building) se déroulent mieux si les participants se font face, alors qu’un aménagement de type « salle de classe » serait préférable pour les présentations ou séminaires. Si vous planifiez une activité de réseautage, un aménagement de type « speed dating » – soit des rangées de tables avec des chaises se faisant face – serait plus efficace.

Une fois le plan d’aménagement établi, n’oubliez pas de le communiquer à votre salle de réception afin que l’on puisse préparer les lieux selon vos besoins.

5: Conférenciers


Un événement corporatif devrait aussi inclure des conférenciers. Bien que ce ne soit pas requis pour certains événements, c’est toujours une bonne idée d’engager un expert de l’industrie pour partager ses connaissances, ses conseils ou autre expérience pertinente qui pourrait inspirer vos participants.

Le ton et le style du conférencier sont très importants. Assurez-vous qu’il ou elle ait la personnalité appropriée pour l’événement. Tout comme plusieurs items sur votre liste de vérification, une planification adéquate est essentielle. Des conférenciers d’envergure sont souvent réservés des mois d’avance, alors si vous voulez inviter une personnalité en vue, prenez-vous d’avance!

6: Activités et divertissement

Divertir vos invités avec des activités stimulantes ou de la musique est une bonne idée si vous désirez un événement corporatif mémorable. Si vous n’allouez que du temps pour des séminaires, réunions ou conférenciers, vos participants pourraient s’ennuyer ou pire… quitter les lieux. Des idées d’activités incluent : brise-glaces, périodes cocktail, kiosques de réalité virtuelle et ateliers.

Si votre budget le permet, allouez de l’argent pour le divertissement. Si votre événement dure jusqu’en soirée, pourquoi ne pas engager un DJ, un groupe de musique, un imitateur ou même un humoriste pour amuser vos invités? N’hésitez pas à demander à votre salle si elle peut vous recommander une liste de DJs ou de groupes de musique. Votre salle a fort probablement une relation de travail avec plusieurs artistes qui connaissent déjà bien leur équipement. N’oubliez pas que l’artiste choisi doit être compatible avec le type d’événement que vous planifiez.

7: L’ordre du jour

Identifiez l’heure du début et de la fin de l’événement, y compris les heures du repas, des pauses et des activités. N’oubliez pas de transmettre cette information à la salle de réception afin que la nourriture soit servie à temps. Tout personnel clé, divertissement ou conférenciers devraient aussi recevoir l’ordre du jour pour que l’horaire soit bien respecté.

Un événement réussi repose fortement sur une exécution parfaite. Assurez-vous que votre événement corporatif en soit un.

8: Commanditaires

Si vous planifiez un lancement de produit ou une conférence d’industrie, il y a de fortes chances que vous aurez des commanditaires. Si c’est le cas, vous devrez décider comment vous allez faire valoir leur marque. Leurs logos vont-ils figurer sur les bannières de l’événement, les invitations ou matériel promotionnel – ou prévoyez-vous aménager des kiosques pour ces entreprises?

Les sacs cadeaux sont aussi un excellent outil de marketing pour représenter une marque, et la plupart des gens aiment recevoir des objets gratuits.

Grâce à ses astuces, la planification de votre événement corporatif devrait se dérouler sans tracas. N’oubliez pas : l’élément le plus important est de réserver votre salle. Une fois la salle de réception retenue, tout le reste devrait s’emboîter.

Si vous êtes à la recherche de l’endroit parfait pour votre événement corporatif, n’hésitez pas à contacter L’Ambroisie pour obtenir de l’information sur nos forfaits spéciaux et solutions clé en main.

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