20 September 2017

8 choses à considérer lors de la planification d’une réception des Fêtes


Les Fêtes sont synonyme de rassemblements, de musique festive et bien sûr, de bonne bouffe. Dès le début du mois de décembre, vous aurez probablement déjà été invité à plusieurs fêtes par des collègues, amis ou membres de la famille.
Comptez-vous organiser une fête de votre côté? De grandes réceptions corporatives aux célébrations intimes avec des êtres chers, la planification d’événements peut sembler lourde et stressante. Que ce soit un concours de pulls de Noël moches ou une soirée chic avec des cocktails au lait de poule, votre événement des Fêtes sera un succès garanti en suivant ces règles de base.

1: Choisissez le type de réception

Premièrement, il faut déterminer le type de réception que vous souhaitez planifier. Si vous organisez une célébration des Fêtes en milieu corporatif, vous devrez décider si l’événement s’adresse à un département en particulier ou à la compagnie entière.
Le type de réception sera aussi influencé par la liste d’invités et le budget. Dans le cas d’un événement corporatif, les conjoints sont-ils les bienvenus? La fête est-elle seulement pour les employés? Si vous organisez une fête privée, vous devrez décider s’il s’agira d’une réunion intime ou d’une célébration d’envergure.

Une liste d’invités bien organisée vous aidera à déterminer combien d’argent vous voulez dépenser par personne. Selon votre budget, vous pourrez alors choisir le style et le thème de la soirée. Soirée extravagante ou décontractée? Il y aura-t-il un code vestimentaire?

2: Choisissez la date et la salle

Christmas party event venue blog photo
La clé pour réserver la salle de réception idéale est de se prendre à l’avance. Si vous commencez les préparatifs à la fin du mois de novembre ou en début décembre, vous êtes probablement déjà en retard. Vous aurez de la difficulté à réserver la date et la salle que vous souhaitez si vous vous prenez à la dernière minute.

Les vendredis et samedis sont souvent déjà réservés, alors n’hésitez pas à tenir votre réception un jeudi. Bien évidemment, si votre événement a lieu dans une maison privée ou au bureau, réserver une date ne devrait pas être difficile.

Si vos employés travaillent sans relâche durant la période des fêtes, démarrez l’année en beauté et offrez-leur plutôt une fête d’appréciation en janvier. Vos chances d’obtenir la salle convoitée le jour désiré augmentent et plusieurs propriétaires offriront même des forfaits hors saison avantageux.

3: Envoyez les invitations


Un autre élément essentiel pour un événement réussi repose sur… vos invités. Cela peut sembler évident, mais vous devez vous prendre d’avance pour inviter les gens à votre réception des Fêtes. S’il s’agit d’un événement pour adultes seulement, ceci permettra à vos invités de trouver une personne pour s’occuper des enfants.

Les horaires se remplissent rapidement en décembre, et une fête ne peut pas se dérouler sans invités!

4: Créez un menu

Lorsque vous créez un menu, il faut tenir compte de plusieurs choses. Premièrement, vous devez choisir et engager votre traiteur dès que possible. Si vous attendez à la dernière minute, vous risquez ne pas recevoir le niveau de qualité et de service recherchés. Certaines salles offrent un service de traiteur maison ou possède une cuisine à même la salle à manger – des commodités fort pratiques et appréciées par plusieurs. Le fait d’avoir déjà un chef et une équipe de cuisine sur place facilite la préparation de nourriture savoureuse et de qualité pour vous et vos invités.

Deuxièmement, vous devrez décider quel type de repas vous voulez offrir. Planifiez-vous un cocktail dînatoire avec des canapés ou préférez-vous un repas assis avec plusieurs services? Peut-être penchez-vous vers une option buffet… peu importe votre choix, assurez-vous que le menu respecte votre budget et correspond au style de la fête de Noël que vous organisez.

5: Établissez une formule alcool

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Il existe plusieurs types de formules alcool pour votre événement des Fêtes. Selon le nombre d’invités et votre budget, vous pouvez choisir entre un bar ouvert, un service d’alcool de luxe, un bar à paiement partiel et même un bar payant.

Certaines personnes limitent les sortes d’alcool afin d’économiser. Par exemple, certains hôtes offrent deux bouteilles de vin par table ou plus selon le nombre de personnes à la table. Une autre option serait d’offrir un ou deux cocktails gratuits, puis fournir le reste sous une formule de bar payant. C’est à vous de décider : tout dépend de votre budget.

Si vous servez de l’alcool, considérez offrir un service de raccompagnement. Les gens ont tendance à boire plus qu’à l’habitude pendant les Fêtes, et ce serait fort responsable de votre part de vous assurer que tout le monde rentre à la maison en sécurité.

6: Prévoyez du divertissement

La planification d’une réception des Fêtes implique également d’examiner ses options de divertissement. Si vous pensez engager un DJ ou un groupe de musique pour votre événement, réservez-les le plus tôt possible. Si vous vous prenez à la dernière minute et êtes incapables de trouver quelqu’un, n’hésitez pas à demander à votre salle de réception pour une liste de DJs ou de groupes de musique recommandés. Les salles qui sont déjà équipées avec du matériel audiovisuel offrent fort probablement le service d’animation et de divertissement sur place.

Si vous n’avez pas de budget pour engager votre divertissement, assurez-vous de faire jouer la musique d’ambiance appropriée. Si vous n’avez pas le temps de créer votre propre liste de lecture, votre salle possède sûrement déjà des choix de chansons festives qui seraient idéales pour votre fête de Noël. Des jeux et des activités amusants peuvent aussi faire partie de votre divertissement.

7: Prix de présence, cadeaux et cérémonie de reconnaissance

Tout bon hôte sait qu’il faut gâter ses invités. Dans le cas d’une fête corporative, offrir un petit cadeau et reconnaître tout le travail accompli au cours de la dernière année sont des incontournables. Que ce soit des cartes cadeaux distribuées à l’ensemble de vos employés ou une sélection de prix de présence, votre geste sera grandement apprécié.

Les fêtes de Noël d’entreprise sont une excellente occasion pour reconnaître le personnel clé qui a contribué au succès de votre compagnie. Prix, trophées ou plaques… les employés devraient être reconnus pour leur contribution remarquable.

Dans le cas d’une fête privée, il existe plusieurs options bon marché pour gâter ses invités. Des biscuits de Noël faits maison, une décoration de Noël ou un kit de chocolat chaud maison sont des exemples de cadeaux festifs et peu coûteux que vous pouvez offrir à vos invités.

8: Assurez un suivi

Si vous avez engagé un photographe pour immortaliser votre réception des Fêtes d’entreprise, n’hésitez pas à utiliser les images à votre avantage une fois la fête terminée. Vous pouvez partager les images sur vos médias sociaux d’entreprise, en plus de les inclure dans vos infolettres de compagnie et courriels de marketing.

La planification d’un événement des Fêtes requiert du temps, de la recherche et de l’organisation, mais avec un peu d’inspiration et de bons conseils, votre fête de Noël sera inoubliable.

Si vous êtes à la recherche de l’endroit parfait pour votre réception des Fêtes, n’hésitez pas à contacter L’Ambroisie pour obtenir de l’information sur nos forfaits spéciaux et solutions clé en main.

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